Veranstaltungsplanung

Zeitrahmen
Die Vorbereitungszeit, die eine Veranstaltung benötigt, richtet sich vor allem nach ihrer Komplexität. Eine Lesung mit nur einem:einer Autor:in ohne Moderation und musikalische Begleitung ist schneller auf die Beine gestellt als eine Nacht der Lieder und Poet:innen, bei der viele Autor:innen und Musikgruppen gemeinsam das Programm gestalten.
Generell gilt aber, dass man genügend Zeit für die Vorbereitungen einplanen sollte, denn nur so lassen sich qualitativ hochwertige Veranstaltungen realisieren. "Genügend" bedeutet in jedem Fall, dass nicht erst ein paar Wochen vor dem Termin mit der Planung begonnen wird, sondern vor allem auch die Presse- und Öffentlichkeitsarbeit im Vorfeld der Veranstaltung in geregelten Bahnen ablaufen kann. Daher sind zwei Monate im Voraus als Minimum nicht zu viel veranschlagt, denn diese Zeitspanne benötigt man, um die Veranstaltung zumindest in den einschlägigen Monatsmagazinen und Kulturkalendern zu platzieren. Ein Vierteljahr wäre durchaus anzuraten.

Ideenfindung
Welche Art von Lesung man durchführen möchte, ist in erster Linie von den Zielen und auch der Zielgruppe abhängig, die man erreichen möchte. So wird eine Veranstaltung, die Kinder an das Lesen heranführen möchte, sicherlich anders ablaufen als die Lesung eines Sachbuches im Rahmen der Erwachsenenbildung.
Daher muss sich der:die Literaturveranstalter:in nicht nur über seine:ihre Ziele im Klaren sein, er:sie sollte auch über sein:ihr Publikum informiert sein. Um sich über solche Fragen zu informieren, empfiehlt es sich, eine Publikumsanalyse oder -befragung durchzuführen, denn auch die bestkonzipierte Lesung ist für die Katz, wenn sie niemanden erreicht.
Sicherlich hat jede:r Veranstalter:in auch ohne eine solche Datenerhebung eine bestimmte Vorstellung von seinem:ihrem Publikum und damit seiner:ihrer Zielgruppe. Mit diesem Wissen lässt sich die Wahl des Themas und/oder des:der Autors:Autorin schon eingrenzen. Soll es Lyrik sein oder doch eher ein packender Thriller? Welche Themen interessieren das Publikum ganz besonders? Oder auch: Welche Autor:innen – vielleicht auch internationale Topautor:innen – befinden sich zum geplanten Zeitpunkt auf Lesereise und könnten einen Abstecher machen (über solche Daten informiert der jeweilige Verlag)?

Zielsetzung
Die Zielsetzung der Lesung wird in vielen Fällen bestimmt vom kulturpolitischen Auftrag der durchführenden Institution, z.B. die Leseförderung oder die Vermittlung von Migrant:innenliteratur. Jedoch sind die möglichen Zielsetzungen genauso vielfältig wie die Zahl der Veranstalter:innen. Kulturvereine, Buchhandlungen, Bibliotheken, Ortsvereine, Ausländer:innenorganisationen, Gewerkschaften, Theater, Verbände, Firmen und Unternehmen ... die Liste könnte endlos fortgesetzt werden. Jeder dieser Veranstalter:innen wird andere Ziele erreichen wollen. Daher kann an dieser Stelle keine allgemeine Aussage über Ziele erfolgen, jedoch sollte sich jede:r Veranstalter:in vor Beginn der Planung darüber Gedanken machen und seine Ziele möglichst konkret formulieren, anstatt sie im Abstrakten zu lassen. "Einen schönen Abend organisieren" ist zwar auch ein Ziel, jedoch keins, was später realistisch überprüft werden kann. Dagegen ist "50 Jugendliche zwischen 14 und 17 in Kontakt mit Migrant:innenliteratur bringen" konkret genug, um zum einen in der Evaluation hilfreich zu sein. Zum anderen erleichtert das möglichst konkrete Wissen um die eigenen Ziele das Umsetzen in Form einer Veranstaltung.

Veranstaltungsarten
Die Arten der Veranstaltungen sind, wie schon angesprochen, vielfältig und es gilt auch hier, dass eine Veranstaltungsart gewählt werden sollte, die es am ehesten ermöglicht, die gesetzten Ziele umzusetzen und dabei im vorgesehenen Budget zu bleiben, denn die einzelnen Veranstaltungsarten benötigen sehr unterschiedliche finanzielle Ressourcen. Hier eine kleine Übersicht, die aber mit ein wenig Fantasie leicht erweiterbar ist:

• klassische Autor:innenlesung
• moderierte Autor:innenlesung
• Rezitation
• szenische Lesung
• Lesung mit Musik
• literarischer Workshop
• literarische Reisen
• Poetry Slam/Lesebühne
• Veranstaltung mit Eventcharakter (z.B. ein "Mordsdinner")
• Veranstaltungsreihen unter einem Thema
• Festivals

Der Organisationsaufwand ist bei allen erwähnten Veranstaltungen unterschiedlich hoch. Generell gilt: Je größer die Veranstaltung, desto mehr muss der:die Veranstalter:in tun. Daher bietet es sich an, bei Großveranstaltungen mit verschiedenen Kooperationspartner:innen zusammenzuarbeiten. Kooperationspartner:innen können Institutionen mit ähnlichem Bildungsauftrag (z.B. mehrere Schulen einer Stadt) sein, andere Kulturveranstalter:innen am Ort (kommunale oder freie Träger) oder ähnliche Institutionen in der Region. Aber auch Kooperationen mit Partner:innen aus der Wirtschaft, Bibliotheken, Buchhandlungen sind gut denkbar und durchführbar.

Recherchen
Es bieten sich mehrere Möglichkeiten für erste Recherchen an. Für eine einzelne Lesung oder eine kleine eingeführte Reihe ist der:die Autor:in sicherlich schnell gefunden: "Den möchte ich gerne einmal hier haben". Auch eine Einzelveranstaltung, die man so oder so ähnlich schon einmal erlebt hat (z.B. eine "Crime-Night"), kann schnell auf die Beine gestellt werden. Lektor:innen von Büchereien, die für Veranstaltungsorganisation in ihrem Bereich tätig sind, wissen sicherlich auch, was oder wen sie wollen.
Eine Recherchemöglichkeit ist das regelmäßige Durchforsten der Feuilletons großer Zeitungen oder Magazine nach Rezensionen und Bestsellerlisten; so machen Sie sich durchgehend ein Bild über die aktuelle Lage auf dem Literaturmarkt (was wird gerne gelesen, welche Themen sind aktuell?).
Die Presseabteilungen der Verlage geben an Literaturveranstalter:innen auch gerne Pressemappen über die von ihnen vertretenen Autor:innen heraus. Mit ihnen kann sich der:die Veranstalter:in einen Überblick über das Werk des:der Autors:Autorin und die Meinungen der Literaturkritik schaffen. Auch Literaturagenturen können bei der Autor:innensuche weiterhelfen.
Und nicht zuletzt: Das Internet bietet vielfältige Möglichkeiten der Autor:innenrecherche. Die Literaturdatenbank NRW listet rund 1000 Autor:innen mit ausführlichen Porträts und Bibliographien auf. Hier kann nach Genres, nach Regionen und anderen Kriterien eine Liste von Autor:innen zusammengestellt werden, die für eine Lesung in Frage kommen könnten.
Nachdem diese allgemeinen Vorüberlegungen angestellt worden sind, besteht bestimmt schon eine Liste von möglichen Kandidat:innen, die man gerne einladen würde. Dann beginnt die eigentliche Planungsarbeit. Ein klares Konzept, ein geregeltes Organisationsschema sowie die konsequente Umsetzung bilden den roten Faden, an dem man sich orientieren sollte.

Im Folgenden finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Veranstaltungsplanung. Nicht alle Schritte werden für alle Veranstalter:innen interessant sein, dennoch werden sie der Vollständigkeit halber aufgeführt. Zusammengefasst werden diese Schritte am Ende dieses Leitfadens in einzelnen Checklisten, die Sie unter dem Motto "An alles gedacht?" ausdrucken und abhaken können, um Ihnen die Planung Ihrer Veranstaltung so einfach wie möglich zu machen.